Standardsoftware oder Individualsoftware: So entscheiden Sie in sechs Fragen

Die Entscheidung in sechs Fragen

Beantworten Sie die Fragen ehrlich mit Blick auf Ihre Abläufe. Je mehr Antworten auf „ja, das ist bei uns anders“ zeigen, desto eher kommt Individualsoftware oder eine Erweiterung in Betracht.

1. Weicht Ihr Kernprozess vom Branchenüblichen ab? Wenn ein Standardsystem den größten Teil Ihres Ablaufs abdeckt und der Rest verzichtbar ist, spricht das für Standard. Wenn gerade der Rest Ihr Geschäft ausmacht, spricht es dagegen.
2. Welche Systeme müssen angebunden werden? Viele und ungewöhnliche Umsysteme erhöhen den Anpassungsaufwand bei beiden Wegen. Prüfen Sie, welche Schnittstellen das Standardprodukt tatsächlich bietet. Mehr dazu unter Schnittstellen und ERP-Integration.
3. Wie schnell brauchen Sie eine Lösung? Standardsoftware startet meist in Wochen bis Monaten, eine Eigenentwicklung braucht Vorbereitung, Konzept und Bau.
4. Wie viel Kontrolle über Funktionen und Daten brauchen Sie? Bei Standardsoftware bestimmt der Hersteller die Weiterentwicklung. Bei Individualsoftware bestimmen Sie die Prioritäten, tragen aber auch die Verantwortung.
5. Wer betreibt und pflegt die Software? Bei Standardsoftware übernimmt das meist der Hersteller oder ein Partner, bei Individualsoftware müssen Sie Wartung, Updates und Support ausdrücklich beauftragen.
6. Wie wollen Sie später wechseln können? Prüfen Sie Datenexport, offene Formate und die Rechte am Quellcode, bevor Sie sich festlegen.

Vergleichstabelle

Zu den Nutzungsrechten: Wenn ein Vertrag die Nutzungsarten nicht einzeln aufführt, bestimmt sich nach § 31 Abs. 5 UrhG der Umfang nach dem von beiden Seiten zugrunde gelegten Vertragszweck. Das ist keine Rechtsberatung, zeigt aber, warum Sie bei Individualsoftware ausdrücklich festhalten sollten, was Sie nutzen, ändern und weitergeben dürfen. Mehr dazu im Leitfaden Softwaredienstleister auswählen.

Die oft beste Lösung: Standard als Kern, Erweiterung außen

Viele Unternehmen fahren am besten mit einer Mischform: Ein Standardsystem übernimmt Buchhaltung, Warenwirtschaft oder CRM, und die Besonderheiten werden außen angelagert, etwa als eigene Anwendung, Portal oder Zusatzmodul, die über Schnittstellen angebunden ist.

Typische Beispiele (illustrativ): ein Kundenportal vor dem ERP, ein Tourenplaner neben der Warenwirtschaft, eine Prüf-App für Außendienst, deren Daten im CRM landen.

Vorteile: Der Kern bleibt updatefähig, die Individualentwicklung bleibt klein, und die Abhängigkeit verteilt sich. Wichtig ist, dass die Schnittstellen sauber entworfen und dokumentiert sind. Vermeiden Sie Eingriffe in den Standardkern, die bei jedem Hersteller-Update brechen.

Low-Code und No-Code als dritte Option

Plattformen, mit denen Fachabteilungen Formulare, Workflows und einfache Anwendungen zusammenklicken, schließen die Lücke zwischen Tabellenkalkulation und Eigenentwicklung. Sie eignen sich für überschaubare interne Abläufe mit wenigen Nutzern und geringem Risiko.

Grenzen, die Sie prüfen sollten:

• Rechte und Datenmodell: Feingranulare Rollen, komplexe Beziehungen und Auditprotokolle stoßen oft an Plattformgrenzen.
• Datenmengen und Leistung: Was mit hundert Datensätzen geht, kann mit hunderttausend scheitern.
• Integration: Prüfen Sie, welche Schnittstellen die Plattform wirklich bietet.
• Abhängigkeit: Anwendungen lassen sich meist nicht als Quellcode mitnehmen; prüfen Sie Export, Preisentwicklung und Betriebsmodell.
• Verantwortung: Auch No-Code-Anwendungen brauchen jemanden, der sie pflegt, dokumentiert und absichert.

Fünf-Jahres-Denken: ein Rechenbeispiel

Rechenbeispiel, keine Marktpreise. Alle Zahlen sind angenommen und dienen nur dazu, die Struktur der Rechnung zu zeigen. Setzen Sie Ihre eigenen Angebotswerte ein.

Angenommen, ein Großhändler in Mannheim vergleicht zwei Wege über fünf Jahre:

In diesem erfundenen Beispiel liegt der Standardweg vorn. Die Rechnung kippt, wenn Lizenzen stark steigen, der Standard nur mit teurem Umbau passt oder die Individuallösung tatsächlich Prozesse verkürzt. Nicht in der Tabelle, aber relevant: der Wert eingesparter Arbeitszeit, Risiken bei Herstellerwechsel und die Kosten, später zu migrieren. Prüfen Sie außerdem, ob Pflichten wie die Barrierefreiheit nach dem BFSG (gilt für bestimmte Dienstleistungen wie E-Commerce) im Standardprodukt bereits berücksichtigt sind. Das ist keine Rechtsberatung.

Datenhoheit und Auftragsverarbeitung

Bei Cloud-Standardsoftware verarbeitet der Anbieter oft personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Weisungsbindung, Sicherheitsmaßnahmen, Unterauftragsverarbeiter und die Rückgabe oder Löschung der Daten nach Vertragsende regelt. Das gilt in gleicher Weise, wenn ein Dienstleister für Sie Individualsoftware betreibt. Fragen Sie vor der Entscheidung nach Datenexport, Speicherort und Kündigungsfolgen. Dieser Absatz ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Checkliste für die Entscheidung

• Die Kernprozesse sind beschrieben, und es ist klar, wo sie vom Standard abweichen.
• Mindestens ein Standardprodukt ist gegen die eigenen Muss-Anforderungen geprüft (siehe Lastenheft erstellen).
• Die nötigen Schnittstellen sind aufgelistet und mit dem Standardprodukt abgeglichen.
• Beide Wege sind über fünf Jahre gerechnet, inklusive Betrieb und Anpassungen.
• Datenexport, Kündigung und Wechselaufwand sind geklärt.
• Rechte an Quellcode, Konfiguration und Dokumentation sind geregelt.
• Wartung und Verantwortlichkeit sind benannt.
• Die Mischform (Standard plus Erweiterung) ist ernsthaft geprüft.

Wenn Sie sich für eine individuelle Lösung entscheiden, finden Sie Details in der Übersicht Individualsoftware. Eine Orientierung zu Kostentreibern und Angeboten bietet der Leitfaden Was kostet Individualsoftware?.