Softwaredienstleister auswählen: Typen vergleichen, Fragen stellen, Verträge prüfen

Anbietertypen im Überblick

Die Übersicht ist eine redaktionelle Einordnung, keine Marktstatistik. Im Einzelfall gibt es viele Abweichungen.

Nehmen Sie Ihr Vorhaben als Maßstab: Ein kleines Werkzeug braucht selten ein Systemhaus, ein geschäftskritisches ERP-Umfeld selten einen einzelnen Freelancer ohne Vertretung.

Lokal oder remote: ehrliche Abwägung

Ob der Dienstleister in Heidelberg oder Mannheim sitzt oder remote arbeitet, ist eine praktische Frage, keine Qualitätsfrage. Belastbare Marktdaten dazu liegen nicht vor, deshalb hier nur die Abwägung.

• Für lokal: Workshops und Abnahmen vor Ort, kurze Wege bei Eskalationen, gleiche Zeitzone, ähnliches Verständnis von Geschäftsabläufen und Vertragsrecht.
• Für remote: Größere Auswahl, spezialisierte Fachkenntnis, oft flexiblere Kapazität.
• Nearshore/Ausland: Kann Kapazität erweitern. Achten Sie auf Sprache, Zeitverschiebung, Vertragsrecht, Datenschutz und Datenstandort, besonders bei Drittländern.
• Mischform: Remote-Arbeit mit festen Vor-Ort-Terminen für Start, Zwischenabnahmen und Übergabe.

Fragen für das erste Gespräch

• Welche vergleichbaren Vorhaben haben Sie bereits umgesetzt, und was war dabei schwierig?
• Wer arbeitet konkret an meinem Projekt, und wer vertritt bei Ausfall?
• Wie läuft die Abstimmung ab: Rhythmus, Werkzeuge, Ansprechpartner?
• Wie gehen Sie mit unklaren Anforderungen und Änderungen um?
• Wie testen Sie, und was wird dokumentiert?
• Wo läuft die Software, und wer betreibt sie nach dem Start?
• Welche Rechte erhalte ich an Quellcode und Dokumentation?
• Was passiert bei Beendigung der Zusammenarbeit?
• Welche Subunternehmer oder externen Dienste sind beteiligt?
• Was würden Sie in meinem Lastenheft ändern oder ergänzen?

Die letzte Frage ist ein guter Test: Wer sein Gegenüber ernst nimmt, stellt Rückfragen und benennt Lücken. Vorbereitung dafür bieten der Leitfaden Lastenheft erstellen und das Werkzeug Projekt vorbereiten.

Ein Angebot lesen

Achten Sie auf:

• Umfang und Abgrenzung: Was ist ausdrücklich nicht enthalten?
• Annahmen: Von welchen Mitwirkungsleistungen Ihrerseits geht der Anbieter aus?
• Aufwand je Phase: Konzept, Umsetzung, Test, Dokumentation, Einführung, Projektsteuerung.
• Preismodell: Festpreis, Aufwand oder Budgetrahmen, und was bei Änderungen gilt (siehe Was kostet Individualsoftware?).
• Abnahme: Kriterien, Fristen, Testumgebung.
• Betrieb und Wartung: Als eigener Posten ausgewiesen oder fehlend?
• Übergabe: Quellcode, Zugänge, Dokumentation, Einweisung.

Fehlt ein Posten, ist er nicht automatisch inklusive. Fragen Sie nach.

Referenzen prüfen

• Bitten Sie um Referenzen zu einer vergleichbaren Aufgabe, nicht nur um das schönste Projekt.
• Sprechen Sie mit dem Ansprechpartner des Referenzkunden. Fragen Sie nach Terminen, Kommunikation, Umgang mit Problemen und dem Betrieb nach dem Start.
• Prüfen Sie, ob die genannten Personen heute noch beim Anbieter arbeiten.
• Testen Sie, soweit möglich, lauffähige Beispiele statt Präsentationen.
• Geschönte Kennzahlen und anonyme Logos ohne Ansprechpartner sind keine Referenz.

Vertragsgrundlagen

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Lassen Sie Verträge vor Unterschrift juristisch prüfen.

• Vertragsart: Für ein vereinbartes Ergebnis kommt in der Regel ein Werkvertrag in Betracht: Nach § 631 BGB schuldet der Unternehmer den vereinbarten Erfolg, der Besteller die Vergütung. Bei reiner Aufwandsabrechnung greift meist Dienstvertragsrecht.
• Nutzungsrechte und Quellcode: Fehlt eine genaue Regelung, bestimmt sich nach § 31 Abs. 5 UrhG der Umfang der Nutzungsrechte nach dem von beiden Seiten zugrunde gelegten Vertragszweck. Regeln Sie deshalb ausdrücklich, ob Sie den Quellcode erhalten, ihn ändern und von Dritten warten lassen dürfen.
• Abnahme: Nach § 640 BGB muss der Besteller ein vertragsgemäßes Werk abnehmen; wegen unwesentlicher Mängel kann er die Abnahme nicht verweigern. Setzt der Unternehmer eine angemessene Frist, kann das Werk als abgenommen gelten, wenn Sie nicht unter Nennung mindestens eines Mangels ablehnen. Vereinbaren Sie Kriterien und prüfen Sie fristgerecht.
• Gewährleistung: Dauer und Umfang der Mängelrechte sowie der Umgang mit Fehlern nach dem Start gehören in den Vertrag.
• Wartung und SLA: Reaktionszeiten, Erreichbarkeit, Updates, Kosten und Laufzeit gesondert regeln.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Verarbeitet der Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, sieht Art. 28 DSGVO einen Vertrag vor, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Weisungen, Vertraulichkeit, Sicherheitsmaßnahmen, Unterauftragsverarbeiter und die Löschung oder Rückgabe der Daten nach Ende der Verarbeitung regelt.
• Exit und Übergabe: Wer liefert bei Vertragsende was in welcher Form? Datenexport, Zugänge, Dokumentation, Übergangsunterstützung.

Warnzeichen

• Kein Interesse an Ihrem Ziel, stattdessen sofort ein Preis oder eine Technologie.
• Pauschalpreis ohne Annahmen oder Abgrenzung.
• Druck zur schnellen Unterschrift, „Rabatt nur bis morgen“.
• Verweigerung von Quellcode, Dokumentation oder Zugängen.
• Keine nachvollziehbaren, prüfbaren Referenzen.
• Versprechen ohne Einschränkung: „Das ist kein Problem.“
• Keine Aussage zu Test, Betrieb und Wartung.
• Wechselnde Ansprechpartner ohne Übergabe.

Bezahlte Discovery-Phase

Eine Discovery-Phase ist ein kurzer, bezahlter Vorlauf, in dem Dienstleister und Auftraggeber Ziele, Nutzer, Abläufe, Schnittstellen und Risiken klären und gemeinsam ein Konzept, einen Aufwandsrahmen und einen Umsetzungsplan erarbeiten. Das Ergebnis ist ein Dokument, das Sie behalten und, je nach Vereinbarung, auch einem anderen Dienstleister geben dürfen.

Vorteile: Der Aufwand lässt sich besser abschätzen, Missverständnisse fallen früh auf, und Sie lernen die Zusammenarbeit kennen, bevor Sie sich für das ganze Projekt binden. Vereinbaren Sie vorab Umfang, Dauer, Ergebnis und Rechte am Ergebnis. Ein Anbieter, der das ablehnt und trotzdem einen verbindlichen Festpreis für unklare Anforderungen nennt, kalkuliert entweder einen hohen Puffer ein oder rechnet später nach.

Checkliste vor der Beauftragung

• Mindestens drei Angebote auf gleicher Grundlage liegen vor.
• Referenzen zu vergleichbaren Aufgaben sind persönlich geprüft.
• Vertretung, Ansprechpartner und Abstimmungsrhythmus sind benannt.
• Nutzungsrechte, Quellcode und Dokumentation sind vertraglich geregelt.
• Abnahmekriterien und Fristen sind festgelegt.
• Wartung, Support und Betrieb sind geklärt.
• AVV liegt vor, soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden.
• Exit und Übergabe sind geregelt.
• Ein juristischer Blick auf den Vertrag ist erfolgt.