Rechnungssoftware ist ein Werkzeug, das automatisch Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen und Produkte erstellt. Dieses Tool erstellt eine Liste von Dienstleistungen und Produkten zusammen mit den entsprechenden Kosten und sendet diese als Rechnung an Ihre Kunden. Diese Rechnungen werden in der Regel mit vorgefertigten, meist professionell aussehenden Vorlagen erstellt, was den Prozess für Unternehmen einfacher und vorteilhafter macht.

Für jedes verkaufte Produkt oder jede erbrachte Dienstleistung wird eine Rechnung erstellt, der erste Schritt für Sie, um bezahlt zu werden. Während früher Zahlungen meist in bar abgewickelt und Bücher manuell geführt wurden, was zu fehlerhaften Abrechnungen und verspäteten Zahlungen führte, genießen wir heute die enormen Vorteile von Finanztechnologien wie elektronischen Überweisungen, Kartenzahlungen und Online-Zahlungen, die die Transaktionen beschleunigen. Rechnungssoftware macht die Dinge sogar noch schneller… insbesondere den Prozess, der Ihnen bares Geld in die Ohren spült: das Inkasso. Eine Rechnungseingang Software wird von vielen Kleinunternehmern gebraucht.

Wenn Sie die Vorteile der Effizienz und Produktivität, die diese Apps bieten, nutzen möchten, müssen Sie mehr über diese Art von Software wissen. Dieser Artikel behandelt die Kerntechnologie von Rechnungssoftware und deckt die wichtigsten Funktionen, die wichtigsten Vorteile, die führenden Lösungen sowie die Preisstrukturen und die Funktionsweise der App ab. Sie erfahren auch, wie Online- oder Cloud-basierte Rechnungsplattformen leistungsfähigere und komfortablere Funktionalitäten als On-Premise-Lösungen bieten können, wodurch Sie eine viel größere Auswahl haben.

Jedes Jahr stellen mehr und mehr Unternehmen auf die elektronische Rechnungsstellung um, da diese viele Vorteile gegenüber der manuellen, papierbasierten Rechnungsstellung bietet. Insbesondere die Bearbeitungszeit und die damit verbundenen Kosten werden im Vergleich zu herkömmlichen Papierrechnungen rationalisiert.

Die Kosten- und Zeitersparnis, die eine Rechnungssoftware bietet, ergibt sich nicht nur aus den Porto- und Druckkosten sowie den verkürzten Fristen, sondern auch aus der Implementierung einheitlicher Prozesse für alle mit der Rechnungsstellung zusammenhängenden Aufgaben. Eine kürzlich durchgeführte Studie hat die verschiedenen Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen durch die digitale Rechnungsstellung aufgezeigt, die auch Verbesserungen vom Working Capital Management und der Produktivität bis hin zu besseren Beziehungen zu Kunden und Lieferanten umfassen.

Wie immer sind unsere Ratgeber-Artikel dazu da, Sie mit allen relevanten und nützlichen Informationen zu versorgen, die Sie benötigen, damit Sie in der Lage sind, eine intelligente Entscheidung zu treffen, wenn es an der Zeit ist, die Software für Ihr Unternehmen zu erwerben. Wenn Sie mehr über die führenden Rechnungstools wissen möchten, können Sie sich auch unsere Liste der 20 besten Rechnungstools auf dem heutigen Markt ansehen.

Was macht eine Rechnungssoftware?

Es ist typisch für kleine Unternehmen, dass sie keine eigene Finanzabteilung haben, die sich um die Kreditorenbuchhaltung kümmert. Daher wird die Aufgabe der Rechnungsstellung von Ihnen oder ein paar anderen Personen erledigt. Mit einer Rechnungssoftware können Sie die folgenden wichtigen Prozesse durchführen:

Erstellen und Anpassen von Rechnungen. Die heutigen Online-Rechnungsplattformen sind relativ einfach zu bedienen als Desktop-Software und werden von vielen zunehmend bevorzugt. Da Sie nicht an ein On-Premise-System gebunden sind, können Sie von überall aus einfach auf Informationen zugreifen, um Rechnungen zu erstellen und sie so zu personalisieren, dass sie Ihre Marke tragen.

Anders als bei der traditionellen Methode, bei der Sie bereits eine gedruckte Rechnung haben, können Sie mit diesem Tool eine Rechnung von Grund auf neu erstellen und dann die Positionen mit Kundennamen, Menge, Betrag, Rabatten, Umsatzsteuer und anderen Angaben füllen. Sie können auch die in der Software integrierten Vorlagen verwenden und einfach die Felder ausfüllen.

Die meisten Anwendungen bieten Anpassungsoptionen, mit denen Sie Rechnungselemente ändern oder Ihr Logo und andere Firmensymbole einfügen können. Sie können neue Kunden anlegen oder Kundennamen aus einer Datenbank importieren und einfach auf „Senden“ klicken. Sie haben die Möglichkeit, von Kunden genehmigte Kostenvoranschläge in Rechnungen umzuwandeln und diese ebenfalls zu versenden, oder Sie können sie benachrichtigen, damit sie die Rechnung von einem Online-Portal erhalten. Das Versenden von wiederkehrenden Rechnungen an langjährige Kunden kann ebenfalls automatisiert werden.

Erleichtern Sie die Abrechnung und Bezahlung. Online-Plattformen erfordern keine zusätzliche Einrichtung und bieten Ihnen die Möglichkeit, Zahlungen bequem abzuwickeln. Mit einer Rechnungssoftware können Sie ein Online-Portal einrichten, über das Kunden direkt Zahlungen leisten und Sie diese sofort bearbeiten können. Sie können auch Zahlungen in Fremdwährungen akzeptieren, da Rechnungs- und Rechnungssoftware über Funktionen zur Handhabung mehrerer Währungen verfügt.

Mit Rechnungsplattformen ist die Verwaltung und Verarbeitung von Zahlungen zu einer einfachen Aufgabe geworden, da Sie die Möglichkeit haben, sich entweder mit PayPal oder anderen Online-Zahlungsplattformen zu integrieren oder Kreditkartenzahlungen zu verarbeiten. Rechnungssoftware verfügt in der Regel über Funktionen zur Handhabung mehrerer Sprachen, mehrerer Währungen und Steueranpassungen. Es gibt auch die Funktionalität, Offline-Zahlungen zu verfolgen.

Berichte generieren. Mit der Rechnungssoftware können Sie eine Vielzahl von Berichten erstellen, die Ihnen helfen, Ihre Finanzen zu verfolgen und zu überwachen, welche Rechnungen derzeit ausstehen. Sie können die Erstellung von Berichten automatisieren, sie als PDF-Dateien exportieren und sie per E-Mail versenden oder empfangen.

Sie können Berichte erstellen und Daten analysieren lassen, um relevante Einblicke in Ihre Abrechnungs- und Rechnungsvorgänge zu erhalten, wie z. B. die Anzahl der ausstehenden Rechnungen, die durchschnittliche Zeit für einen Zahlungszyklus, wie viele Kunden pünktlich und wie viele davon verspätet zahlen. Sie können schnell wichtige Informationen durch die Software erhalten, die auch alle Ihre Aufzeichnungen, Transaktionen und die Datenbank verwaltet.

Wie funktioniert die Rechnungssoftware also genau? In ihrer einfachsten Form ist die Rechnungssoftware auf Automatisierung und Genauigkeit ausgelegt. Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig Rechnungen verschickt, wäre es sehr hilfreich, ein System zu haben, das sich wiederholende Aufgaben übernimmt und gleichzeitig sicherstellt, dass alles organisiert und genau ist. Und schließlich soll es den Zahlungsprozess beschleunigen.